Publicat de: adriandimitrie | Aprilie 14, 2011

Analiza unei initiative

Orice noi activitati incluzand cele din arile economice, sociale sau civice sunt create cu intentia de a raspunde unei nevoi umane sau de a optimiza felul in care sunt solutionate nevoile oamenilor. Insa uneori, in ciuda unui considerabil efort de implementare a initiativelor poate apare o nepotrivire intre produsul final si produsul dorit.
Adeseori oamenii pot sa fie dezamagiti de ceea ce si-au dorit, adesea oamenii se razgandesc cu privire la ceea ce isi doresc, adesea oamenii au dorinte foarte diferite sau chiar opuse.
O analiza detailata poate ajuta sa se evite astfel de situatii cand se ia o initiativa. Acesta este procesul de descoperire, analizare, definire si documentare a solicitarilor ce sunt legate de orice initiative, oricare ar fi ele. Este procesul prin care in mod clar si precis se poate defini domeniul unui proiect de initiativa, se poate face o evaluare a timpului necesar si a resurselor necesare pentru implementarea initiativei.
Pentru a obtine ceea ce s-a dorit, intotdeauna este necesara o definire exacta rezultatului final iar, o analiza corespunzataore poate ajuta la realizarea scopului final. O astfel de analiza ajuta la mai buna intelegere a contextului in care se va desfasura initiativa si ajuta la descompunerea ei in cerinte detailate asupra carora si ceilalti pot sa isi dea cu parerea. In plus, e mult mai facil si la indemana sa se faca corectii in stadiul de analiza decat atunci cand initiativa este deja in stadii avansate de desfasurare.

Cum se desfasoara o astfel de analiza?

1. Se identifica cele mai importante parti implicate in initiativa sau afectate de initiativa
a. Se identifica persoanele interesate sa sustina material initiativa. Ele pot fi parte a initiativei sau pot fi din afara ei
b. Este important sa se clarifice de la bun inceput cine are decizia finala asupra a ceea ce va cuprinde sau nu va cuprinde initiativa.
c. Se identifica beneficiarii initiativei. Initiativele au rolul de a satisface cerintele unor utilizatori finali si din aceasta cauza este important sa se tina cont de opiniile lor.
d. Este foarte important sa nu fie uitate sau lasate de o parte nici una din partile importante ce pot fi implicate sau afectate de initiativa

2. Se identifica cerintele celor implicati
a. Este important ce se crede despre initiativa si ce se asteapta din partea ei
b. Oamenii au tendinta de a aborda orice initiativa din perspectiva personala. Aceste diferente de perspective trebuie acceptate si prin colectarea acestor perspective/cerinte diferite trebuie sa se ajunga la construirea unei imagini care sa le integreze in forma finala a initiativei.
c. Este important sa se clarifice de la bun inceput care sunt limitele initiativei, altfel oamenii pot sa isi formeze expectante nejustificate si sa fie dezamagiti cand ele nu vor putea fi satisfacute.

Tehnici de identificare a cerintelor:
– interviu cu persoanele implicate sau afectate de initiativa
– dezbateri in grup
Pentru primele doua tehnici este utila clarificarea motivelor ce stau in spatele diverselor solicitari si expectante. Clarificand „de ce” e nevoie de ele se pot clarifica multe aspecte si eventual chiar elimina o parte dintre cerinte.
– crearea unui scenariu care sa reflecte cat mai amanuntit toate detaliile pe care le implica realizarea initiativei. Tehnica permite intelegerea modului in care se desfasoara diversele operatii si actiuni
Pentru cea de a treia tehnica este utila identificarea unor initiative relativ similare si includerea aspectelor functionale relevate din acestea in analiza propriei initiative
– crearea unui model functional al initiativei si testarea lui inainte de lansare. Aceasta tehnica permite celor implicati sa isi faca o idee mai clara asupra a ce inseamna si ce presupune respectiva initiativa si in acelasi timp da posibilitatea identificarii diverselor disfunctii sau insuficiente.
Se pot utiliza toate cele patru tehnici de investigare. De exemplu, dupa ce se finalizeaza inteviurile si dezbaterile in grup se poate pune la punct un prototip al initiativei.

3. Clasificarea cerintelor
Pentru a face analiza mai usoara se recomanda gruparea cerintelor in urmatoarele categorii:
a. cerinte functionale: acestea definesc modul de functionare din perspectiva utilizatorului final. Ele descriu caracteristicile si functiile pe care le va avea la dispozitie utilizatorul final.
b. cerinte operationale: acestea definesc operatii (de logistica, decizionale, etc.) care trebuie facute pentru a tine initiativa in stare de functiune pentru perioada de timp propusa.
c. cerinte tehnice: acestea definesc aspecte tehnice care trebuie luate in considerare pentru a implementa cu succes initiativa.
d. cerinte tranzitorii: acestea definesc pasi intermediari ce sunt necesari pentru implementarea optima a initiativei.

4. Interpretarea si consemnarea cerintelor
Odata adunate si clasificate toate cerintele, se va determina:
– care dintre acestea sunt realizabile
– felul in care initiativa le poate solutiona

Pentru a interpreta cerintele se urmeaza cativa pasi:
– cerintele se definesc clar. Se iau masuri ca cerintele sa fie:
o definite clar
o suficient de detailate incat sa fie bine cunoscute. Deseori pot apare probleme din partea unor detalii care nu au fost identificate sau nu au fost suficient analizate.
o sa fie in acord cu scopul initiativei
o sa contina suficiente detalii care sa permita crearea unui model functional
– se stabileste o ierarhie a cerintelor in functie de importanta lor. Se cauta gruparea lor cel putin in doua categorii: „obligatorii” si „dorite”
– se analizeaza impactul schimbari induse de initiativa pentru a clarifica consecintele pe care le aduce punerea ei in aplicare
– se rezolva aspectele conflictuale. Uneori cerintele diferitelor parti pot induce o anumita stare de concurenta sau chiar conflict si de acee este nevoie sa se aloce timp pentru a gasi o solutie acceptabila pentru toti cei implicati pentru a putea duce initiativa la bun sfarsit.
– se analizeaza gradul de accesabilitate si stabilitate al initiativei. Este bine de stiut cat de usor este accesul la inititiva si cat de bine pusa la punct este organizata functionarea ei in cazul unor interferente negative. O astfel de analiza poate ajuta la eliminarea oricaror probleme majore pe aceste arii.
Odata facute toate aceste analize si interpretari se prezinta rezultatele si necesitatile impuse de punerea in aplicare a initiativei sub forma unui raport scris.
Acest document trebuie trimis catre toti cei implicati (organizatori, finantatori, utilizatori finali, etc.) solicitand ca diversele comentarii si opinii sa fie trimise inapoi intr-o perioada de timp rezonabila. Prin acest demers se pot rezolva orice stari conflictuale ramase neclarificate intre partile implicate.

5. Stabilirea unui acord final intre partile implicate in care sa se mentioneze ca cerintele mentionate reflecta opiniile celor implicati in initiativa si ca exista un acord asupra pasilor de implementare a initiativei.

Textul a fost adaptat dupa:
http://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_77.htm

Anunțuri

Responses

  1. Este un text complex ce trebuie studiat cu atenție . Abia apoi pot să îl comentez.

    • Scuze pentru intarzierea cu care raspund dar am fost indisponibil in ultima perioada.
      Ma bucur ca ati gasit textul interesant 🙂


Lasă un răspuns

Completează mai jos detaliile tale sau dă clic pe un icon pentru a te autentifica:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare / Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Google+

Comentezi folosind contul tău Google+. Dezautentificare / Schimbă )

Conectare la %s

Categorii

%d blogeri au apreciat asta: